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学生管理

吉林大学本专科学生校外居住管理工作细则

发布日期:2015-11-26 点击:449

        学生校外居住管理工作是学生事务管理工作的一项常规工作,为进一步做好我校本专科学生校外居住的管理工作,明晰该项工作的相关要求及办理流程,严把“入口关”,特制订本细则,请遵照执行。

一、校外居住申请条件

1.       出国留学4个月以上的

2.       外地实习满1个学期的

3.       校际交流满1个学期的

4.       经医院诊断,有特殊疾病不适合集体居住的

5.       家庭居住在长春市区回家居住的

二、申请条件说明

1.       出国留学4个月以上的,应为教学计划内要求、公派留学或国际合作与交流处选拔的出国项目,学生个人意愿出国的应办理学籍变动相关手续,学生申请时请附学院或相关部门证明文件。   

2.       外地实习满1学期的,应为教学计划内要求,学生申请时需提供实习单位接收函及学院证明文件,集体实习的可由学院统一出具情况说明;原则上毕业年级学生因此条件申请的不予办理(学院列入教学计划的外地实习除外)。

3.       国内校际交流办理校外居住的,具体名单以教务处公布为准。

4.       因特殊疾病不适合集体居住申请校外居住的,需提供医院诊断证明、学院情况说明文件、学院与家长签署的补充协议书。补充协议书内要注明家长须在校陪读,学校对学生在校外居住期间出现的疾病或意外事故无责。

5.       长春本市户口申请校外居住的,需提供户口本原件,户口本地址为长春市外的不予办理(包含双阳区及外五县)。原则上毕业年级申请第二学期的不再受理。

三、申请时间说明

1.         校外居住时间只能以学期为单位申请,起始月份为每年的3月或9月,截止月份为每年的2月或8月。例如:“2014年3月至2015年2月”。

2.         申请时间跨度根据实际申请条件及具体情况确定,以相关部门出具的证明文件为依据,范围为1学期至学制期内。

3.         校外居住时间到期后因故延期的,需重新办理相关手续。

四、校外居住办理时间

1.       网上SAIS系统申报开放时间:12月-3月初;6月-9月初。

2.       学工部现场确认办理时间:每年寒暑假放假前两周和新学期开学后两周(工作日)。

3.       请自行查看学校发布的教学日历,逾期不再受理。

4.       相关业务届时自动开始办理,不再另行通知。

五、申请相关要求及注意事项

1.         在校外居住的学生,其床位学校将根据实际情况进行再分配。

2.         学生在校外居住时间按学期计算,校外居住期间学校免收住宿费。

3.         办理校外居住手续后,需将个人物品搬离寝室并上交寝室钥匙。手续办理完毕后因宿舍清扫、维修或寝室另作为他用等原因造成的个人财产损失的,由学生本人负责。

4.         办理校外居住后严禁继续在寝室内居住,对于办理校外居住手续后通过不正当方式继续在寝室居住的,除需补缴寝室费用外将根据具体情节给予纪律处分。

5.         学生校外居住期间应根据辅导员老师要求定期汇报个人近期情况,以便辅导员老师及时掌握校外居住学生的动态信息并做好相关记录存档工作。

6.         校外居住地址在校外居住期内发生变更的,学生应及时通知辅导员老师,并由辅导员老师登陆SAIS系统对居住地址进行变更登记。

7.         在校外居住学生应自觉遵守法律法规及校规校纪,按要求参加学校组织的各项活动;不得无故旷课,如有事须向任课老师及辅导员老师请假。

8.         学生在校外居住期间,如因往返于住所与学校途中或在校外住所内及自行活动时发生意外事故的,责任由学生本人自负。

9.         校外居住期间学生如有违法犯罪行为,由居住地派出所负责处理,并按照学校规定给予相应纪律处分。

10.     学生校外居住时间到期后,学校将自动恢复寝室缴费。同时学生本人应按照要求及时到学工部学生公寓管理与服务中心办理回寝手续并服从管理部门的床位安排,逾期未办理的视为擅自在校外居住,由学工部通报至相关学院督促其办理相关手续并回校居住,对于督促回校后仍不回校居住的将给予纪律处分。

六、申请校外居住流程

1.         校外居住申请需由学生本人登陆SAIS系统(sais.jlu.edu.cn),完善个人信息资料,确认系统内个人信息真实完整,(包括个人联系方式、家庭成员信息及联系方式,居住公寓详细地址等),否则无法进行下一步申请。

2.         点击“校外居住”,填写相关信息。包括选择申请理由,填写申请校外居住时间、校外居住处详细地址、与校外居住户主关系(如租房请填写“租赁”,如为亲属关系请填写亲属属性名称)、户主姓名及联系手机等信息。

3.         点击申请表和协议书链接,下载《吉林大学本(专)科学生校外居住申请表》及《吉林大学本(专)科学生校外居住协议书》,各一式一份,详细填写相关信息。

4.         学生本人在申请表及协议书上确认签字,并通过邮寄、假期回家时携带等不同方式转交至学生家长,学生家长需在申请表及协议书上签署意见。

5.         按照申请条件说明准备相关证明文件原件。

6.         学生本人持签署好家长意见的申请表、协议书及相关证明文件到所在学院学生工作办公室审核,各学院在此环节需严格审核学生申请资格。

7.         辅导员电话确认家长签署意见的真实性和有效性。

8.         辅导员审核通过后,请主管学生工作副书记在“申请表”及“协议书”上签署意见并加盖学工办公章,同时在SAIS系统内提交审核。

9.         学生本人持签署好学院意见的“申请表”到所在学生公寓登记备案。

10.     学生本人持“申请表”、“协议书”及相关证明文件在现场确认办理时间内到学生工作部复核,学工部将对学生及学院上报的相关材料进行复核,复核通过的学生将在SAIS系统内予以登记,学生状态标记为“校外居住”。

11.     请根据学校教学日历提前确定每学期“校外居住办理时间”,以便在办理日期内能够及时提供完整材料。材料不完整的,不予办理。

12.     对于校外居住地址在校外居住期内发生变更的学生,辅导员老师在接到学生通知后应及时登陆SAIS系统对居住地址进行登记备案。

七、到期后申请回寝居住流程

1.         校外居住到期后,须办理回校登记入住手续。

2.         请学生本人到学工部学生公寓管理与服务中心办理登记手续,待其分配床位后,SAIS系统内标注为“到期返校”。

3.         申请回寝居住的办理时间与“校外居住办理时间”相同。

4.         校外居住时间到期后,系统内自动标记为“到期未返”状态。请及时办理回寝居住手续。逾期未办理回寝居住手续的,将通报至所在学院督促回校。

5.         学院督促回校仍未回校的,给予纪律处分。

6.         校外居住时间截止至毕业日期的,到期时系统自动标注为“到期毕业”状态。

八、工作要求

1.       各学院要深入学生寝室开展检查工作,对于擅自在校外居住的,要立即督促回校居住,仍未回校的要给予相应的纪律处分。

2.       各学院学工办要认真审核申请学生的资格,严把“入口关”,对于不符合申请条件的学生一律不予办理。辅导员老师要通过电话联系到学生父母本人,确认是否同意学生申请校外居住,要确保学生本人及家长签字真实有效。

3.       学院应要求校外居住学生定期向辅导员老师汇报个人近期情况,辅导员老师应主动掌握校外居住学生的动态信息并做好相关记录存档工作,不能“放任外流”。

4.       每学期开学校外居住办理时间截止后,学校将依据SAIS系统内校外居住学生信息整理导出数据库,报学校财务处。此数据库为学生住宿费收缴的重要依据。

5.       “学生校外居住申请”是一项严肃且讲求程序的工作,以“防患于未然”为工作原则,请各学院给予高度重视,完成好各环节工作。

6.       请各学院辅导员老师仔细阅读通知内容,掌握相关业务办理流程,做好学生的解释说明工作,认真做好此项工作。

7.       各学院可随时通过SAIS系统查阅所在学院校外居住学生申请信息及相关证明文件电子档案。

  

 学校办理地址:

 

校外居住审核:中心校区田家炳B座201室学生工作部学生事务管理办公室

联系电话:85168010

到期返校办理:中心校区田家炳B座219室学生工作部学生公寓管理与服务中心

联系电话:85168287

 

                                                               

 

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