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学生管理

关于整理转递2016届本专科毕业生档案的安排意见

发布日期:2015-11-27 点击:341

2016届毕业生档案转递工作即将开始,现就整理、邮寄等过程中的相关事项说明如下。

一、档案材料

毕业生档案由各学院负责整理并填写相关资料,学生档案一般应包括以下内容:

1.高中材料

2.学生登记表

3.思想鉴定表(每学年一份)

4.团员材料

5.党员材料

6.奖惩材料

7.毕业生登记表(此表最后一栏需由学院签署意见并盖院章后以学院为单位到学生工作部加盖公章)

8.体检表

9.学习成绩单

10.毕业设计成绩单

11.就业通知书

12.其他可供组织参考的有保存价值的材料

二、档案封装

       档案整理、密封请使用学生工作部统一制作的档案袋、封条。

       档案袋封装时请在封口处粘贴封条并加盖学工办公章,为保证档案完整,在粘贴封条前,请务必用胶水(请勿使用胶棒)将档案袋口粘牢。

       档案袋封面已预留档案明细标注位置,各学院在整理毕业生档案的过程中可根据学院自身档案建设情况及学生档案材料明细制作档案明细单,并粘贴到档案袋封面指定位置。

三、档案转递方式选择

       据国家保密局有关规定,经教育部和国家邮政局等单位商讨后正式确定:“大学生档案”不属于国家秘密载体,也不属于邮政机要通信的传递范围。因此,毕业生档案全部通过邮政“EMS标准快递”方式邮寄。

       国防定向毕业生档案要单独整理,整理完毕后所在学院负责转递到空军、陆军国防生选培办公室。

       考取本校研究生的学生档案由所在学院负责转递,不予邮寄。

       派遣回原籍的学生档案寄回所在省市毕业生接收机构,接收单位详细情况请咨询辅导员或毕业生就业指导中心。

四、关于特快专递邮寄的说明

EMS邮寄流程如下:

(一)SAIS系统录入信息

1.  请毕业生通过SAIS系统档案管理模块录入学生档案邮寄信息;

2.  学院通过SAIS系统进行审核,并在档案封装或书写邮寄信息(EMS四联单)时同步将EMS快递单号录入系统;

3.请各学院按照特快专递的邮寄要求,认真做好毕业生档案邮寄所需的邮编、邮寄地址、单位名称、收件人姓名、收件人电话等信息的统计工作。

(二)填写“四联单”

       学院统一组织填写EMS“四联单”,在“备注”栏内注明学院(可简写)、学号、姓名、学生手机号码准确信息。

(三)封装档案

       按EMS邮寄要求,将档案用EMS专用封套封装(一档一封,不合并邮寄)。贴好“四联单”后(正确粘贴位置为封套背面空白处),请将“③寄件人存”一联抽出,档案邮寄交接时交由学工部统一保管、备查。另外,请将“四联单”粘贴至EMS专用封套背面封口“骑缝处”。

(四)邮寄及查询

       学校将开通签收短信告知服务,请确保在“四联单”备注栏内提供的学生手机号码能够收到信息。档案寄到指定地点一般需三个工作日左右,寄出后即可凭邮寄编号通过EMS网站或服务电话查询邮寄信息。

、关于毕业生档案管理系统的说明

2016届毕业生档案转递信息需录入SAIS系统,详细说明如下:

(一)学生操作说明

       “单位名称”必须填写;系统提供“单位所在地”单项录入,在“详细地址”一栏不必重复已选择省市名称,地址应含单位街道、门牌;“单位收件人”必须填写,如无具体姓名,请标注“负责人”“管理员”等明确信息;联系电话不支持分机格式录入;选择EMS邮寄的学生,请填写可以接收短信的手机号码,邮件签收后将会收到邮政提醒短信。

(二)辅导员操作说明

1.审核信息

       学生提交信息后,辅导员可以修改相关信息。审核提交后信息不可修改。核对信息时建议将数据另存为Excel格式进行校对。

       审核注意事项:是否填写单位名称,单位地址是否详细;收件人信息是否填写;联系电话是否填写;邮寄方式选择是否正确。

2.EMS编号录入。学院收到“四联单”后,在档案封装或书写邮寄信息(EMS四联单)时同步将EMS快递单号录入系统,以方便今后及时查询学生档案信息。

(三)信息修改

       系统任务关闭之前,学生如欲修改已经录入信息,只要登录系统再次录入信息后提交即可(原信息操作后不再保留),或者由辅导员登录系统后直接修改。辅导员审核提交后,信息不可修改。

    、档案邮寄时间安排

1、信息统计时间安排

       档案转递信息统计截止时间为6月26日,此日期前各学院需审核所有毕业生档案转递信息。逾期系统任务将关闭,届时辅导员除了可填写EMS编号外,无法进行数据修改操作。

2、有关材料发放时间安排

6月27日后发放EMS“四联单”、EMS邮寄封套。

3、EMS快递现场办公时间及地点另行通知,由邮政部门到所在校区统一收取。

       毕业生档案整理及信息统计工作较为繁琐且责任重大,请负责此项工作的老师务必认真阅读有关组织要求,谨慎对待所涉及的每个环节,确保转递工作顺利进行。

       未尽事宜请与学生工作部学生事务管理办公室联系。

联系人: 李 英

联系电话:85168010

学生工作部

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