各学院：

为进一步加强学生档案管理工作，提高档案管理水平，顺利完成2020级本科新生档案材料的整理、审核、归档工作等，保障学生档案完整和安全，现就相关要求通知如下。

一、档案整理工作

（一）2020级本科新生档案由各学院负责审核整理，新生档案一般应包括以下内容：

1.高中学籍档案

2.中学生德育考核表

3.高中毕业生登记表

4.高考报名登记表

5.高考志愿表

6.高考体检表

7.毕业会考成绩单

8.入团（入党）申请书及志愿书等材料

9.其他材料

（二）接收新生档案后，辅导员要进行档案审核，逐一核对档案内学生的个人信息，如：姓名、证件号码、照片等是否与本人相符。

（三）按照《吉林大学本科学生档案管理办法》（校发〔2017〕270号）相关要求，若新生高中档案无纸质版，将电子档案打印一份，并加盖学院公章归入档案。整理档案过程中，如果发现材料不完整等情况，请及时告知学生，并要求予以补齐。辅导员要全程负责，全程在场，各学院可选派高年级学生党员或学生干部协助辅导员整理，新生不得参加档案整理工作。

（四）各学院将高中档案材料和入学后产生的档案材料装入吉林大学学生档案袋内，档案袋由学生工作部统一印制，与新生材料一并下发。

（五）各学院审核并整理完成新生档案后，填写《吉林大学本科学生档案归档内容明细表》（见附件1），并由审核辅导员和整理工作人员签名确认，并将明细表打印后粘贴在学生本人档案袋背面。

二、档案归档工作

1.新生档案应派专人妥善保管，确保学生档案存放安全，并将档案按照班号、学号、姓名登记造册（见附件2），自行留存。

2.新生档案管理人员若发生变动，应当及时做好档案管理交接手续。

3.任何人不得随意更改、抽出、销毁学生档案。如遇特殊情况必须对有关材料进行更改、抽出或销毁的，由学院提出书面处理意见，上报学生工作部。

三、相关要求

请各学院于10月9日前完成2020级本科新生档案整理及归档工作。学生工作部将对各学院新生档案整理和归档工作进行督查。

联系人：张长亮 宋高峰

联系电话：85168010

学生工作部

2020年9月19日