各学院：

    毕业生档案是学校教育培养、管理监督、考察评鉴学生的重要信息资源，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。为确保我校2024届本科学生档案完整、准确、安全转递，现将相关工作安排如下：

    一、档案整理

   （一）毕业生档案由各学院负责整理，档案材料一般包括以下内容：

1.高中材料

2.学生登记表

3.思想鉴定表（每学年一份）

4.团员材料

5.党员材料

6.奖惩材料（包括学生处分及解除处分材料）

7.毕业生登记表

8.体检表

9.学习成绩单

10.毕业设计成绩单

11.高等学校毕业生档案转递单

12.其他可供组织参考的有保存价值的材料

   （二）根据毕业去向登记信息，认真填写《高等学校毕业生档案转递单》附件1，明确就业单位名称、转递编号（就业创业指导与服务中心提供）等信息，随档案材料密封后转递档案，同时做好回执收缴工作。填表规范见附件2。

   （三）档案整理、密封需使用学生工作部统一制作的档案袋及封条。

   （四）档案袋封面已印制档案材料明细表，各学院在整理毕业生档案过程中需将档案明细情况相应予以标注。

   （五）毕业生档案袋及EMS档案邮寄封装袋封装时须在封口处粘贴密封封条，并在“骑缝处”加盖公章。

    二、档案转递

   （一）毕业生档案转递流程

    1.信息录入

    毕业生登录“智慧学工”系统，进入“档案管理”模块录入学生档案转递信息。学生操作指南见附件3。

    2.学院审核

    毕业年级辅导员登录系统，对学生录入、提交的档案转递信息进行审核。辅导员操作指南见附件4。

    3.档案转递

   （1）转递形式一：EMS邮寄

   （2）转递形式二：本校读研

   （3）转递形式三：档案暂时留校

   （4）转递形式四：档案暂存至吉林省高等学校毕业生就业指导中心

   （二）毕业生档案转递说明

    1.EMS邮寄

   （1）毕业生到机关、事业单位、国有企业等具有档案管理权限的单位就业的，其档案寄送至就业单位档案管理部门。

   （2）到私营企业、外资企业就业或自主创业、从事自由职业等无档案管理权限的单位就业的，档案可寄送至就业地或户口原籍所在地的公共就业和人才服务机构，由其提供人事代理服务。

   （3）考取外校研究生的毕业生，其档案根据录取院校指定的邮寄地址进行邮寄。

   （4）毕业生出国留学的，可将档案邮寄至留学服务中心或具备海外学历认证资质的人事代理机构，或原籍所在地的公共就业和人才服务机构，由其提供人事代理服务，也可根据自身实际情况选择其他具备人事代理服务资质的机构托管。

   （5）未落实就业单位或暂缓就业，以及二次备考研究生的毕业生，建议学生将档案寄送至原籍所在地的公共就业和人才服务机构，由其提供人事代理服务，也可根据实际情况选择各省市公共就业和人才服务机构。  

（6）已明确不能毕业（结业）的学生，其档案转递至原籍或学生指定的人事代理部门。

   （7）毕业生到就业单位报到或档案寄送至公共就业和人才服务机构后，应立即向报到单位档案管理部门或公共就业和人才服务机构查询本人档案是否签收。如未收到档案，可及时与所在学院档案邮寄负责人咨询。

   （8）档案寄到指定地点一般需三个工作日左右，寄出后即可凭“快递单号”通过EMS网站或服务电话查询邮寄信息，查询电话：11183或网站查询www.ems.com.cn。

    2.本校读研

    考取本校研究生的毕业生，其档案由所在学院本科阶段档案负责人或委派专人转递至毕业生读研所在学院研究生阶段档案负责人，并办理好档案交接手续，存档备查。

    3.档案暂时留校

    未能如期毕业且短期内能够达到毕业要求或办理完毕毕业手续的学生，由所在学院掌握，档案可选择暂时留存学校，待学生毕业手续办理完成后，按要求转递档案。

    4.档案暂存至吉林省高等学校毕业生就业指导中心

    吉林省高等学校毕业生就业指导中心，为吉林省内未就业毕业生，提供三年免费档案管理服务，档案保管期间，毕业生可随时携带调档函等相关材料办理转出手续。如有存管需求，请学院填写《2024届高等学校毕业生档案移交名册》附件5，档案整理完毕后移交至档案管理科，由学校统一转递。

    三、工作要求

   （一）各学院需按照毕业生档案内容，分类别做好材料填写及整理，确保材料完整，格式及内容规范。

   （二）各学院在进行毕业生档案袋封装及转递过程中，需严格按照工作要求执行。

   （三）各学院需认真核对学生智慧学工系统提交的档案转递信息，避免出现档案丢失、无法送达等情况。

 （四）EMS邮寄单由邮局统一打印，档案整理完成后，学院自行与邮局工作人员联系，领取EMS邮寄单及档案专用封装袋，并完成邮寄单粘贴、邮寄封装袋密封、档案收取及邮寄等事项。

   （五）学生档案通过EMS邮寄，学院须将EMS邮寄单号录入“智慧学工”系统。档案寄出完成一周后，学院需将每名学生档案邮寄物流信息查询后以截图方式保存，并以班级为单位建立文件夹（文件夹应按学院名称→班级名称→学生学号+姓名命名，例如：文学院→021801班→02180101张三）。

   （六）受处分毕业生档案应按照《吉林大学本科学生违纪处分规定》（校发〔2018〕615号）、《吉林大学本科学生档案管理办法》（校发〔2021〕120号）相关要求，学院需将学生处分文件及解除处分文件存入学生档案后，交由学生工作部核查后统一密封转递。

   （七）学生档案不得交由本人自带。

   （八）档案邮寄后因故退回的，将统一由学校学生档案室存放。为方便师生，需二次邮寄的，学院或学生可直接与学生档案室联系，办理再次转递相关事宜。

    四、时间安排

   （一）6月17日-6月28日

    毕业生在智慧学工系统录入档案转递信息；各学院对学生档案材料进行整理、信息审核等档案邮寄前相关准备工作。

   （二）6月28日及以后

    各学院进行档案邮寄。如毕业生因就业或升学需要提前邮寄档案的，在档案材料已准备完备的前提下，各学院可根据实际情况优先为毕业生办理。

    五、工作联系人

   （一）学生档案室

    中心校区                  刘若盈 85166804

    南岭、南湖、朝阳校区      吴高竹 85168234

    新民、和平校区          张  蕾 85168234

    邮箱：zhangleilei@jlu.edu.cn

   （二）中国邮政          崔经理  18843012211

                                                      党委学生工作部

   2024年6月14日