各学院：

根据《吉林大学本科学生档案管理办法》（校发〔2021〕120号）文件精神和要求，按照学校集中存管，学院具体管理的原则，党委学生工作部现开展2025级本科新生档案整理工作，具体内容如下：

一、档案整理

（一）整理时间

9月15日-9月30日

（二）新生档案材料

1.学籍材料：考生报名登记表、学生登记表、成绩单、毕业生登记表等。

2.社会实践材料：考核考察、社会实践、思想鉴定等。

3.党团组织材料：团员证、团员登记表、入团志愿书等，基层团委应留存《入团志愿书》、团员证复印件。

4.体检材料。

5.奖惩材料：表彰奖励证书、处分文件。

省份不同，档案内材料有所不同，学院可酌情掌握。

（三）整理要求

1.学院成立“学生档案管理专项工作小组”，由主管学生工作副书记担任组长，学院专、兼职（2+3）辅导员担任组员，全程负责档案管理工作。

2.学院在对新生入学资格进行复查时，应认真核查新生档案材料，如发现档案材料缺失情况，辅导员应指导学生向生源所在学校催调补齐。确因客观原因无法补齐的，须在档案材料登记册上注明。

3.档案移交至学校集中存管前，需更换吉林大学学生档案袋，档案完整后，密封档案加盖学院公章，统一移交至档案管理科。

4.废弃的原高中档案袋、封条，应由学院负责人二次检查确认无文件后，经碎纸机粉碎，丢弃至教学楼内垃圾箱处置，不得随意丢弃。

5.学院转出的新生档案需做到准确、完整、齐全，不得私自扣留、丢弃材料，做好档案内部材料备案、保密工作。

二、档案移交

1.移交时间

10月9日-12月2日（日程安排详见附件1）

2.档案整理完毕后，填写《新生档案移交单》（附件2），移交单顺序为档案存管顺序。

3.双方经办人当面核验档案密封完整（学院经办人为年级辅导员老师本人），核对无误后履行移交手续，在档案盒密封处加盖学院公章。

4.请各学院在档案移交日期前完成档案整理工作，在规定移交时间内，提前与学生档案管理科预约移交档案时间。

5.《新生档案移交单》电子版请于档案移交前发送至邮箱：zhangleilei@jlu.edu.cn。

6.档案移交时需携带以下材料：《新生档案移交单》、学生档案（以移交单明细排序）、学院公章。

学生档案管理科联系人：刘若盈 吴高竹 张 蕾

联系电话：85168234

团组织档案校团委联系人：候博宇

联系电话：85166558            

党委学生工作部

共青团吉林大学委员会

2025年9月11日