各学院：

为做好SAIS系统内学生基本信息的维护工作，保证系统内信息的准确性，并为2018级学生证和大学生医疗保险卡制作做好相关准备工作，现决定开展2018级学生基本信息维护工作，具体要求通知如下：

一、学生基本信息维护流程：

1.学生免冠照片上传：

（1）格式要求：二代身份证照片标准，照片格式为JPG格式，白底，文件大小不超过50K，垂直及水平分辨率为：350dpi，深色上衣，素颜或淡妆，露出额头及耳朵，不可佩戴首饰及头饰等装饰品，不可佩戴眼镜，具体要求见附件；

（2）无需纸质版照片，学生只需在个人信息维护时将照片电子版上传到系统即可；

（3）建议学院或班级以组团的方式开展以方便学生；

（4）请各学院要求学生务必按要求拍摄照片。

2.学生个人信息维护：学生登录SAIS系统进行个人信息维护(用户名为学号，初始密码为“#身份证号”，登陆系统后及时维护修改)，除主页地址、QQ号码及特长外，其余字段及家庭成员信息栏均为必填字段，不能为空，学院在审核通过前，学生可对已维护信息进行修改。

3.学院信息维护：辅导员要核查所带学生每个字段信息的准确性。学籍信息及自然信息内大部分核心字段，辅导员无权限修改，如有错误请联系学工部修正。学生信息经核对无误且完善后，请在SAIS系统内予以审核。学院审核操作位置在SAIS系统“管理查询”——点击学生姓名——学籍信息页面最下端“信息维护状态”——选择“学院已审核”——页面下方点击“修改”按键。如有信息未完善，学院则无法提交审核。提交审核后学生即不可修改信息，如学生再有修改要求，可联系辅导员予以修改。

4.管理查询——信息未完善统计：此统计功能以学院提交审核通过为准，范围为所有学籍状态为“在籍”的学生，实时统计学院未完善数据情况，其它学籍状态不计入统计。学院可根据统计情况，及时掌握未完善学生数据统计情况。如需具体到学生个体，可通过高级查询内“信息完善状态”字段查询。需要注意的是，除统招学生外，委托培养、外校来我校交流、联合培养等其它培养方式的学生也需加强管理并维护好数据，此部分学生计入信息未完善统计。

二、学生基础信息各字段维护要求及注释（学生界面SAIS系统显示为“个人信息”）：

1.核心字段（学校维护）:

学号、注册号、身份证号、学生姓名、姓名拼音、曾用名、培养方式、学籍状态、学习状态、校区、院系、专业、生源地、入学年月、预计毕业年度、学制、年级、班级、性别、民族、出生日期，上述字段由学校统一录入。

特别说明：请各学院重点核查培养方式、学籍状态、学习状态三个字段。如有委培及外校交流学生标注为统招的，学籍状态如有非在籍学生标注为在籍状态的，学习状态如有外出交流、或因学籍变动已离校但系统内标注为“在校”的，请联系学工部修正。

同时，请注意年级、学制、预计毕业年度三者是否相互吻合，如发生错误将影响学生学籍状态转变，导致全局数据统计出错，请仔细核对，如有错误请联系学工部修正。

2、其它字段信息（学院、学生维护）：

（1）政治面貌：必填项，根据实际情况选择，学院可随时维护；

（2）籍贯：已根据学校招生数据库填写，不可修改；

（3）血型：选填项，根据实际情况选择，未列特殊血型请联系学工部增添；

（4）宗教信仰：必填项，根据实际情况选择，无宗教信仰的要选无；

（5）出生地：必填项，精确到市（县），简写地域名称，选择具体出生地；

（6）户口所在地：必填项，为家庭户口所在地，精确到市（县），简写地域名称，选择具体户口所在地；

（7）乘车区间（必填项）：

①根据《铁路客运规程》要求，乘车区间为家庭所在地或所在地附近火车站；

②学生只需输入火车站名汉字或拼音，选择火车站具体名称即可；

③长春本市的学生不享受乘车优惠，乘车区间选择"长春"；

④请学院在信息审核过程中对不符合要求的乘车区间予以更正，重点是长春本市学生及家庭所在地不是北京、上海、广州等城市的学生填写北京、上海、广州的。学工部也会对学生数据进行筛查，对不符合要求的乘车区间信息根据学生家庭实际所在地予以直接更正，不再另行通知；

⑤乘车区间字段本次核对工作完毕后将被锁定，学院或学生不可自行修改。如需修改，需办理乘车区间变更业务。

（8）户口性质：必填项，根据户口性质填写，城镇户口选择“非农业户口”；

（9）是否持有护照：必填项，请如实填写，选择“是”或“否”；

（10）家庭特殊情况：必填项，此字段和家庭成员信息相匹配，如学生家庭成员信息只有父母一方存在或均不存在的，要在此字段选择相对应情况；

（11）港澳台侨：选填项，港澳台及外籍学生需按实际情况选择填写；

（12）健康状况：必填项，如为残疾学生，请选择“残疾”，如有重大疾病请选择“一般或较弱”；

（13）婚姻状况：必填项，根据实际情况选择；

（14）身份证有效期开始日期、截止日期，签发机关：必填项，严格按照身份证背面信息填写；

（15）公寓：由系统生成，学生不可修改；

（16）寝室号：由系统生成，学生不可修改；

（17）家庭地址（县）：必填项，根据实际情况选择填写，只需精确到市（区/县），简写地域名称，选择家庭所在地；

（18）家庭住址/村：必填项，只需填写具体街路、小区名称、几栋、几单元，几室，无需再填写省市县前缀字段（因上面字段已体现）；要求地址详细到门牌号，例如：某路某街某校区某栋某单元某室；

（19）通讯地址（县）：必填项，如长期在外地居住，可根据实际情况填写。如不在外地居住，请与“家庭地址（县）”及“家庭住址/村”字段保持一致；

（20）街道号/村：必填项，同上；

（21）邮政编码：必填项，以通讯地址所在地为准；

（22）电子信箱：必填项，个人最常用E-MAIL，建议QQ邮箱；

（23）主页地址：选填项，如有微博等个人空间请填写；

（24）手机号码：必填项，请填写学生现正在使用的个人手机号码，学院通过审核后，学生将不能修改信息。如学生手机号码发生变更，应及时向辅导员申请修改，由辅导员老师在SAIS系统内予以变更；

（25）手机号码2：选填项，个人手机号码（如有两个手机号码请将副号填于此，如只有一个手机号码，则填写手机号码即可）；

（26）QQ号码：必填项，填写个人QQ号,虽为选填但建议都填上，紧急特殊情况下联系使用，学生毕业后作为校友有效的联络途径；

（27）特长：选填项，根据自己特长实际情况填写。

三、家庭成员（学生界面SAIS系统显示为“家庭成员”）信息的维护：

此项目为必填项，请辅导员老师告知学生根据真实情况添写，父母信息要填写完整真实，如为单亲家庭或孤儿请填写法定监护人。请特别注意，家庭成员情况要与学生基本信息内“家庭特殊情况”字段相匹配。请各学院高度重视此项信息维护工作，务必做到逐一核实，保证信息真实准确，为今后工作奠定基础。

1.姓名：父母姓名或法定监护人姓名；

2.与本人关系：根据与学生关系选择；

3.工作单位：填写父母或法定监护人工作单位信息，如无工作单位的可填写“个体”“自由职业”或“外出打工”等实际情况；

4.联系电话：填写父母或法定监护人工作单位联系电话，如无单位的可在此处填写家庭电话或手机号码；

5.手机号码：父母或法定监护人手机号码。

四、日常维护

学生基础数据维护工作是辅导员日常基础性重要工作之一，请辅导员老师在日常工作中重点做好学生基础数据维护工作，及时发现未完善或存在问题的学生数据，将其与日常工作开展联系在一起及时随动维护。

五、学生数据筛查及维护工作截止时间为9月10日，请各学院高度重视，务必保证数据的准确性、真实性，并在上述时间内及时完成数据核对及维护工作。

六、对于未来报到的新生，学工部将在系统内暂时将学籍状态标注为“其他”，待招生办公室、教务处最终确认后再另行处理。

以上相关工作如遇问题，请联系学生工作部学生事务管理科。

联系人：张长亮

联系电话：85168010

 

 

学生工作部

2018年9月3日